Reportatge

El desafiament d’una agenda sempre plena

Viure amb la sensació que ens falta temps pot generar estrès. I és una sensació molt comuna. Encara més en un món en què tot va cada cop més ràpid. En parlem amb la psicòloga especialitzada en organitzacions laborals i habilitats personals Anna Morros, que comença per situar-nos dient: “La sensació de manca de temps neix de la interacció entre les demandes reals, la claredat amb què decidim, la manera com estimem les tasques i la qualitat de l’atenció que podem mantenir, en funció de com és i què fa cada persona”.

De vegades –afirma– la manca de temps és objectiva. Hi ha persones amb més feina de la que poden assumir, amb terminis impossibles, per falta de personal al lloc on treballen o interrupcions constants en aquest entorn laboral. En aquests casos, no és just atribuir el problema a una mala organització personal. Cap agenda ni cap tècnica de productivitat pot convertir una càrrega impossible en una càrrega raonable. La resposta organitzativa ha de ser reduir, redistribuir, delegar o renegociar.

Fa més d’una vintena d’anys que aquesta psicòloga, que és vocal de la delegació de Tarragona del Col·legi Oficial de Psicologia de Catalunya, fa costat a les empreses en temes d’organització i distribució de la feina i de recursos humans. “Sovint, veig que hi ha companyies que demanen cursos de productivitat, per augmentar l’eficiència dels equips. Però els equips necessiten descansar, l’eficiència saludable té més avantatges a mitjà i llarg termini. Jo sempre parlo des de la neuropsicologia: cal descansar, dormir, planificar des del dia abans, des de la salut”.

I per planificar millor, afegeix Anna Morros, “convé mirar quant vam trigar realment en tasques semblants i afegir marge per a interrupcions, revisions i imprevistos”.

Com se sap, en una empresa, la quantitat de feina que es pot fer en un temps determinat? En fàbriques, les operacions en cadena s’han cronometrat i s’han estudiat els resultats, però en altres llocs de treball, interrupcions de consultes espontànies, que es pengi l’ordinador o trucades a clients que costa de localitzar són entrebancs freqüents que no sempre es tenen en compte per part de qui espera la feina feta.

Massa estímuls

La fragmentació de la nostra atenció també influeix en aquesta sensació molt estesa de no donar l’abast amb les activitats pendents de fer. “La nostra atenció cada cop està sotmesa a més estímuls competidors”, diu la psicòloga. “Són estímuls que competeixen per la nostra atenció, i això fa que sovint no estem completament enfocats en una sola tasca. Cada interrupció ens obliga a canviar de context mental i després a retrobar el fil del que estàvem fent. Per això, una tasca que podria durar una hora de concentració pot acabar ocupant-ne dues o tres repartides al llarg del dia”, afirma.

Tenir moltes carpetes obertes alhora, moltes activitats a fer, massa temes a resoldre i peticions per atendre, genera fàcilment la sensació de ‘no tenir temps’. Escriure en un paper tot el que cal fer –diu la psicòloga– contribueix, d’entrada a descarregar de la ment el cúmul de pendents. “Escriure-ho a mà –a més puntualitza– manté més la concentració sobre el que estem escrivint”. Al mateix temps, el fet de veure escrita la llista, permet assenyalar les categories que ens ajudaran a prioritzar, distribuir el temps, saber per on començar i per on seguir.

“Cal diferenciar el que és urgent del que és important, i també saber veure allò que depèn de mi perquè altres puguin després continuar amb la tasca, si parlem de feines en equip”. L’especialista en habilitats personals ens ajuda a diferenciar urgències de tasques importants. Diu: 

• La urgència parla del temps disponible.

• La importància parla del valor, l’impacte o les conseqüències.

“Fer la llista de prioritats, planificant l’execució de les tasques, és el que apropa la sensació de benestar, sensació de millor control del que depèn de nosaltres i, en conseqüència, baixa l’angoixa i el malestar psicològic i augmenta el rendiment”, precisa Anna Morros. En realitat –apunta–, “no gestionem el temps, perquè el temps no es pot modificar: gestionem l’agenda, les decisions, l’atenció i els compromisos. I la sensació de control depèn molt de saber què hem de fer, quan ho farem i què pot esperar. No és només una qüestió de quantitat de feina, sinó de la claredat i el control que percebem”.

L’any 2021, l’investigador canadenc i consultor en temes de productivitat Brad Aeon, juntament amb les també investigadores i professores universitàries Aïda Faber i Alexandra Panaccio van fer un macroestudi, una metaanàlisi de 158 estudis (Does time management work?), per veure l’impacte de la gestió del temps sobre el rendiment i el benestar. Els resultats mostren que la gestió del temps està moderadament relacionada amb el rendiment laboral i el rendiment acadèmic, “però encara més amb el benestar i la reducció del malestar psicològic”, tal com destaca la psicòloga Anna Morros.

El soroll de les xarxes

En l’era de la interacció constant amb les xarxes socials, la distracció i dispersió de l’atenció ho tenen molt fàcil per imposar-se. Anna Morros explica que “el cervell és plàstic (neuroplasticitat) i s’adapta als patrons d’atenció que practiquem. Les xarxes socials, especialment els vídeos curts i la consulta contínua de notificacions, ens entrenen a orientar-nos ràpidament cap a estímuls nous i recompenses immediates. Ja s’han fet estudis que relacionen un ús més intens de les pantalles d’accés a les xarxes amb més dificultats d’atenció i control inhibitori”.

Ella mateixa recorda que, quan era petita, “dimarts a la tarda em deixaven veure un episodi que durava mitja hora d’una sèrie. Quan l’havies vist, havies d’esperar una setmana per veure el següent”. Avui, en canvi –afegeix– “el cervell pot comprar quan li dona la gana i pots mirar totes les sèries seguides. Això fa que la paciència no es treballi i, el dia que ens cal esperar, sentim ànsia”.

Dormir bé, per aprofitar més el temps

En el descans, l’especialista en organització del treball posa molt d’èmfasi. Uns bons hàbits de son, també una alimentació saludable i equilibrada, juntament amb les relacions socials, identifiquen els pilars fonamentals per a poder treure bon suc a les hores de la nostra jornada.

Per poder-ho fer, prioritzar i programar el moment en què cada tasca serà desenvolupada, donant-li un espai, posant-la a l’agenda o hora del dia en qüestió, obre pas a la seva realització. La psicòloga ho il·lustra amb un exemple: “preparar la maleta per anar de viatge es pot fer de dues maneres: obres la maleta sobre el llit i hi vas posant coses. L’altra opció és posar-hi el que llegim en la llista que tenim feta de les coses que sempre hi posem o que ens hem preparat abans. La persona que segueix la llista no es cansarà, perquè no ha de pensar què s’està oblidant. Si ja està escrit, el cap es descarrega de la feina de pensar-ho”. La psicòloga aprofita per citar l’autor de Getting things done, David Allen, segons el qual: “el teu cervell és per a prendre decisions, no per a recordar què has de fer, perquè això gasta energia”.

Per on començar, quan es té molta feina, també és un galimaties i, com diu Anna Morros: “la falta de claredat també consumeix recursos mentals”. I tornem a l’exemple: “Dues persones poden tenir les mateixes vuit tasques, però qui les té escrites, prioritzades i programades experimentarà més control que qui intenta recordar-les durant tot el dia. Si no tens les prioritats clares, et costa discriminar què requereix realment la teva atenció i pots veure moltes tasques com si fossin igualment d’urgents”.

En això, també la psicologia de cadascú fa la seva aportació:  “Les persones amb més tendència a la preocupació i a les emocions negatives solen sentir més pressió temporal, s’angoixen més, mentre que les persones més planificadores i organitzades acostumen a experimentar més control”. 

També és important tenir en compte quina estimació fem del temps que necessitem per fer una tasca. Moltes vegades es peca d’optimisme i es pensa que les tasques necessitaran menys temps del que finalment necessiten. L’optimisme fa que la percepció del temps sigui menor. 

Quan una persona veu una llista extensa, no hi veu únicament accions per fer. També hi pot veure compromisos pendents, decisions encara no preses, possibles conseqüències o dubtes sobre si arribarà a tot. Per això, el malestar no depèn només de la feina real, sinó del significat mental que adquireix tot el conjunt. Però l’angoixa augmenta encara més quan la llista és ambigua i no està jerarquitzada. Una llista sense ordre, sense dates i sense accions concretes obliga la persona a decidir contínuament: per on comença, què és més important, quant temps necessitarà; què passarà si no ho fa…

“El problema de les tasques pendents és que, encara que no les tinguem al davant, continuen presents en la ment, angoixant i això gasta energia mental, per això molts cops s’arriba al vespre molt esgotat, malgrat que no s’hagin fet tantes coses. Ara bé, un pla concret pot reduir més tensió mental que limitar-nos a recordar que encara no l’hàgim acabat”.

De fet, en la seva experiència com a formadora en habilitats, Anna Morros ha sabut identificar moltes idees clau per alliberar la ment de la pressió que, justament, interfereix i obstaculitza la realització de tasques. Són aquestes:

• Una tasca concreta pesa menys que una tasca indefinida. No és el mateix llegir en la nostra llista: «Preparar la presentació anual». Que: «Dimarts, de 9.00 a 9.30, revisaré les dades de l’any anterior i escriuré els tres apartats principals».
• El cervell no tolera una tasca gran, s’ha de fragmentar. 
• Cal tenir una llista completa, però no treballar mirant-la tota l’estona

Una possibilitat seria:

• Una llista mestra per recollir tots els pendents
• Una vista reduïda amb la tasca actual i dues o tres prioritats per treballar durant el dia. 

Això permet conservar la visió global sense exposar-se contínuament a totes les decisions pendents.

• Posar-se un màxim de tres resultats importants per jornada no és una llei neuropsicològica, sinó una pauta pràctica per limitar el focus. No vol dir que només es faran tres coses, sinó que aquestes no haurien de quedar desplaçades per la feina reactiva.
• Repassar al final del dia tot el que hem fet ajuda a millorar l’autoestima.
• Prioritzar és valorar l’impacte i les conseqüències. Una prioritat és allò que té més impacte, més conseqüències o més capacitat de desbloquejar altres processos.

El criteri principal no hauria de ser què ha arribat primer o què fa més soroll, sinó:

• quin impacte té la tasca
• què passarà realment si no es fa avui 
• quines conseqüències tindria ajornar-la

Un bon pla no només diu què faré, sinó també com reaccionaré si el dia no surt com estava previst. Això és especialment útil perquè la planificació temporal perd eficàcia quan hi ha moltes interrupcions, mentre que anticipar contingències ajuda a adaptar-se.

Procrastinar, la difícil paraula que ho aclareix tot

Deixar les coses per a més endavant, postergar-les, segons la psicòloga, pot donar-se perquè hi ha una emoció enganxada a aquella acció, a la tasca. “Davant d’una procrastinació recurrent, la pregunta no és només «Per què no ho faig?», sinó «Quina emoció o dificultat estic intentant evitar?».

El psicòleg canadenc Piers Steel, estudiós de la motivació i de la procrastinació i autor del llibre Procastinación. Por qué dejamos para mañana lo que podemos hacer hoy (DeBolsillo), explicava en una metaanàlisi publicada el 2007 que la procrastinació “es relaciona especialment amb l’aversió a la tasca, la impulsivitat, la distractibilitat, la baixa confiança en la mateixa capacitat i la llunyania de la recompensa o del termini. Per tant, s’explica millor per aquestes dificultats que no pas per la mandra”. 

I la psicòloga Anna Morros afegeix que “la procrastinació no és simplement mandra ni falta de voluntat. Moltes vegades és una dificultat d’autoregulació i una manera d’alleujar, a curt termini, una emoció desagradable”. Perquè, “una tasca ens pot provocar avorriment, inseguretat, por al fracàs, frustració, confusió o sensació d’incapacitat. Posposar-la ens proporciona un alleujament immediat perquè, durant una estona, deixem de sentir aquella incomoditat. El problema és que aquest alleujament és temporal i acostuma a anar seguit de més culpa, estrès i pressió”.

Per què costa dir ‘no’ a una feina

Quan diem ‘no’ a una petició o encàrrec –tal com afirma Anna Morros– “no és només una decisió d’agenda: és una decisió social i emocional. Podem tenir por que l’altra persona ens consideri poc col·laboradors, poc implicats o poc competents. També podem voler evitar un conflicte, decebre algú, perdre una oportunitat o qüestionar una figura d’autoritat. I pot ser que des de petits ens hagin ensenyat que dir que sí ens converteix en «bones persones», mentre que dir que no ens exposa al rebuig o al judici. En altres casos, la persona ha construït part de la seva identitat al voltant de ser responsable, disponible o imprescindible. Per això, moltes vegades acceptem una nova tasca, no perquè tinguem temps, sinó per evitar la incomoditat immediata de posar un límit. En general, tendim a sobreestimar les conseqüències de dir que no: imaginem que l’altra persona s’enfadarà, se sentirà decebuda o que la relació quedarà perjudicada més del que probablement passarà. També hi ha un factor organitzatiu. Si una empresa premia la disponibilitat permanent o penalitza els límits, no estem només davant d’un problema d’assertivitat individual. La cultura de l’organització també pot afavorir que les persones acceptin més feina de la que realment poden assumir. Però dir no, no sempre significa rebutjar. També pot significar negociar, ajornar alguna altra tasca o guanyar una mica de marge en el temps”.

En el cas de les persones autònomes, distingeix l’especialista, “la por de no tenir feina més endavant pot portar a acceptar tots els projectes que apareixen. Aquesta por és comprensible: els ingressos poden ser irregulars i la inseguretat financera està relacionada amb més malestar psicològic. I també pot existir un problema de tarifes. Quan el preu del servei és massa baix, la persona necessita assumir més projectes o treballar més hores per aconseguir els mateixos ingressos. Per tant, els autònoms, de vegades no és que no sàpiguen dir que no: és que la incertesa econòmica fa que cada oportunitat sembli imprescindible”.

Però no saber dir no pot passar la seva factura pel que fa a la salut. “En l’àmbit psicològic, agafar més feina de la que es pot fer pot aparèixer irritabilitat, preocupació constant, frustració, ansietat, desmotivació, sensació de fracàs i dificultat per desconnectar de la feina. També es poden deteriorar les relacions personals i professionals, perquè una persona esgotada sol tenir menys paciència i més dificultats per regular les emocions”.

Cognitivament –continua l’especialista–, “poden disminuir la concentració, la memòria de treball, la capacitat de prendre decisions i la flexibilitat mental. Això explica per què, quan estem molt sobrecarregats, podem necessitar més temps per fer una tasca, cometre més errors o tenir dificultats per resoldre problemes que habitualment gestionaríem amb facilitat”.

Físicament, també diu que “poden aparèixer alteracions del son, fatiga persistent, cefalees, tensió muscular o molèsties digestives. Treballar més hores no significa que el rendiment augmenti de manera indefinida: arriba un punt en què augmenten el cansament, els errors i el temps necessari per a corregir-los”.

Una anàlisi conjunta de l’OMS i l’OIT, publicada el 2021 i basada en dades de 194 països, va concloure que treballar 55 hores o més a la setmana, en comparació amb treballar-ne entre 35 i 40, s’associa amb un 35% més de risc d’accident cerebrovascular i un 17% més de risc de morir per cardiopatia isquèmica. Aquestes dades fan referència a una exposició laboral prolongada i a risc poblacional; no significa que superar puntualment aquest nombre d’hores provoqui necessàriament aquestes conseqüències.

Risc de burnout

Quan la sobrecàrrega de feina es manté en el temps, pot augmentar el risc de burnout. L’estrès laboral apareix quan les demandes no encaixen amb els recursos, les capacitats o les necessitats de la persona. Quan aquesta situació es manté, poden aparèixer respostes físiques, emocionals i cognitives perjudicials.

L’Organització Mundial de la Salut el descriu a través de tres dimensions: esgotament, distància mental, negativisme o cinisme respecte de la feina i sensació de menor eficàcia professional. 

El senyal principal –puntualitza l’especialista– “és la combinació de persistència, intensitat i falta de recuperació. Una mala setmana pot deixar-nos cansats, però has d’anar amb compte quan el malestar dura setmanes, afecta diferents àrees de la vida i no millora prou durant els caps de setmana o els períodes de descans”.

Alguns senyals d’alerta són:

• Cansament que no desapareix amb el descans habitual; 
• Dificultats persistents per dormir; 
• Problemes de concentració, memòria o presa de decisions; 
• Irritabilitat o reaccions emocionals desproporcionades; 
• Sensació d’estar permanentment desbordat; 
• Pèrdua de motivació; 
• Cinisme, indiferència o distanciament respecte de la feina; 
• Sensació de no ser eficaç, encara que objectivament es treballi molt;
•  Cefalees, tensió muscular o problemes digestius recurrents;
•  Necessitat de treballar contínuament per evitar sentir culpa;
•  Augment del consum d’alcohol, medicació o altres substàncies per desconnectar. 

Una mala organització acostuma a millorar quan aclarim les prioritats, planifiquem millor i reduïm les interrupcions. En canvi, davant d’un estrès crònic, la persona pot continuar sentint-se esgotada malgrat utilitzar correctament l’agenda i aplicar tècniques de gestió del temps.

Consells pràctics i alleugeridors

La psicòloga Anna Morros aporta uns consells d’accions senzilles per començar avui mateix si es vol. Són, diu, “canvis concrets i sostenibles que, si no es fan de manera perfecta, no passa res. De mica en mica”:

• Consultar els missatges en moments determinats. Desactivar les notificacions i establir franges per revisar el correu o la missatgeria pot reduir les interrupcions i l’estrès. També convé acordar quin canal s’utilitzarà quan hi hagi una urgència real.
• Deixar marge per als imprevistos i anticipar què es farà quan aparegui una interrupció.
• Reservar-se el moment del dia de més energia i concentració moment per a la tasca més exigent
• Introduir pauses reals. Les micro pauses poden reduir la fatiga i augmentar el vigor, especialment quan permeten desconnectar temporalment de la demanda anterior. Fer una pausa no és perdre el temps, sinó recuperar capacitat per continuar treballant amb qualitat.
• Revisar i tancar la jornada
• Al final del dia, dedicar uns minuts a comprovar:

–          què s’ha acabat

–          què ha avançat 

–          què queda pendent 

–          quina serà la primera acció de l’endemà 

Poden ajudar també llibres que faciliten metodologies per assolir propòsits, com el que Agustín Peralt i Joris Van Der Schoot: Trabaja como un nórdico, vive como un mediterráneo. Los 10 mandamientos para organizarte y alcanzar el equilibrio (Plataforma editorial). I, com diu el divulgador d’eines de desenvolupament personal, Sergio Fernández, fundador i director del Instituto de Pensamiento Positivo. i autor de llibres com Vivir sin jefe i Vivir sin miedos, editats per Plataforma, i Los 10 poderes para diseñar tu vida (Planeta): “No hi ha desenvolupament financer sense desenvolupament personal”. 

En aquest batibull de presses en què es viu immers, és d’admirar i desitjable, poder sentir i experimentar el que volen dir, literalment, expressions tan reconfortants com són: fer temps i donar temps.